Vorgangssteuerung
Vorgänge, im betriebswirtschaftlichen Sinn, sind dynamische Einheiten von Dokumenten und Informationen, die einen Arbeitsprozess oder Geschäftsvorfall zusammenfassen. Die Zusammenfassung in Vorgänge erlaubt es, eine effiziente Bearbeitung zu gewährleisten, indem die relevanten Informationen zur Bearbeitung zusammengefasst und zur Verfügung gestellt werden. Wir sorgen dafür, dass Ihre Vorgänge bei dem entsprechenden Mitarbeiter landen, der sie bearbeiten kann, dass Servicezeiten eingehalten werden und eine Oberfläche zur Verfügung steht, die eine optimale Sachbearbeitung gewährleistet.
Konkret beraten wir sie Zu folgenden Themen
Regelbasierte Verteilung:
Zielgenaue Lieferung von eingehenden Dokumenten, E-Mails, Notizen und Arbeitsaufträgen über dynamische und anpassbare Regeln an den Mitarbeiter, der für die Bearbeitung verantwortlich ist. Dabei müssen Anwesenheiten, Stellvertretungen sowie der aktuelle Arbeitsanfall berücksichtigt werden. Mit den entsprechenden Regeln schaffen wir die optimale Verteilung der Arbeitslast über Abteilungen, Bereiche und Organisationen.
Zentraler Postkorb:
Die optimale Bearbeitung von Vorgängen setzt die Bereitstellung aller Arbeitsaufträge, eingehenden Dokumente und Informationen für den Mitarbeiter in einem zentralen Eingangspostkorb voraus. Dieser ist damit die Schaltstelle in der der Mitarbeiter jederzeit den Überblick behalten kann, welche Vorgänge offen sind und in welcher Frist diese zu bearbeiten sind.
Wiedervorlagensteuerung:
Es reicht nicht aus nur Termine eintragen zu können. Eine gute Wiedervorlagensteuerung berücksichtigt Stellvertreterfunktionen und sorgt dafür, dass ein Vorgang automatisch aktiviert wird, sobald sich dessen Status ändert. Damit werden Wiedervorlagen zu einer echten Arbeitserleichterung — nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für die gesamte Organisation.
Dynamische Vorgangsbildung:
Das dynamische Vorgangsmodell gewährleistet, dass Vorgänge aus der öffentlichen Verwaltung ebenso abgebildet werden können wie Vorgänge bei Finanzdienstleistern. Sie können vorübergehend vorgehalten und nach der Bearbeitung aufgelöst werden oder über die gesamte „Lebenszeit“ eines Verwaltungsaktes, Vertrags oder einer Kundenbeziehung erhalten bleiben.
Aktenverwaltung:
Akten stellen alle Informationen zu einem Kunden, Vertrag oder Mitglied dar. Vorgänge können i.d.R. nicht isoliert bearbeitet werden. Der Aktenzugriff stellt sicher, dass alle Informationen für die schnelle Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Checklisten:
Checklisten geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, Vorgänge auf ihre Vollständigkeit und den Bearbeitungsfortschritt zu prüfen. Dadurch sind sie jederzeit auskunftsfähig.
Integration:
Ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Vorgangssteuerung ist die Integrationsfähigkeit der Softwarelösung. Eine Vorgangssteuerung muss dem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten aus seinem Postkorb, der Akte oder dem Vorgang die Bestandsanwendungen direkt und im richtigen Kontext aufzurufen. Nur über diesen Weg werden redundante Dateneingaben vermieden und Akzeptanz beim Benutzer geschaffen.